Tietosuojaseloste

Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

TA-Yhtymä Oy ja Maapohjola Oy (kaikkien TA-Yhtymä ja Maapohjola -konserneihin kuuluvien yhtiöiden puolesta, jäljempänä ”TA”)
Kutojantie 6-8, 02630 Espoo
Puh. 04577343777

info@ta.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Juristi Liisa Salmela
Kutojantie 6-8, 02630 Espoo
Puh. 040 9222 860

tietosuoja@ta.fi

3. Rekisterin nimi

TA:n asiakasrekisteri (jäljempänä ”rekisteri”).

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

TA:n oikeutettu etu liittyy TA:n ja asiakkaan väliseen asiakkuussuhteeseen tai TA:n liiketoiminnallisiin intresseihin, kuten asiakastyytyväisyyden mittaamiseen, palveluiden laadunvalvontaan ja palveluiden kehittämiseen. TA:n oikeutettu etu voi liittyä myös riskien kartoitukseen ja hallintaan sekä oikeuksien ja omaisuuden suojaamiseen sekä seuraaviin tarkoituksiin:

sen varmistamiseen ja todentamiseen, että niiden rekisterinpitäjien työntekijöiden, jotka tekevät asukasvalintaa virkavastuulla, toiminta on ollut asianmukaista virkavastuun näkökulmasta sekä tämän todistamiseen tarvittaessa myös valvovalle viranomaiselle sekä asiakkaille, joita asia koskee
sen varmistamiseen ja todentamiseen, mitä asiakkaan ja TA:n työntekijän tai edustajan kesken on suullisesti sovittu sekä mahdollisesti myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
sen varmistamiseen ja todentamiseen, millä tavalla henkilötietoja on käsitelty puheluissa ja keiden välillä sekä sen, että henkilötietoja on käsitelty voimassa olevan sääntelyn edellyttämällä tavalla
rekisterinpitäjän työntekijöiden henkilökohtaisen turvallisuuden ja työolojen asianmukaisuuden turvaamiseen sekä heidän turvallisuuteensa ja terveyteensä kohdistuvien riskien vähentämiseen kuten asiakkaiden tai muiden ryhmien heihin kohdistaman uhkan rajoittamiseen ja vähentämiseen.

Sopimuksen perusteella käsitellään henkilötietoja, joita asiakas antaa asunnon hakuvaiheessa tai sopimussuhteen aikana.

Henkilötietoja käsitellään sähköiseen suoramarkkinointiin, mikäli asiakas on antanut suostumuksen henkilötietojensa käsittelyyn. Asiakkaalla on oikeus peruuttaa antamansa suostumus.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

TA käsittelee asiakkaiden henkilötietoja siltä osin kuin se on välttämätöntä asuntojen vuokraus- ja välitystoiminnassa, asukasvalinnassa sekä kiinteistöjen ylläpidossa.

Henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että asiakas on hakenut TA:n asuntoa, asuu TA:n asunnossa, on joskus asunut TA:n asunnossa, on pyytänyt tietoa vapaista/vapautuvista TA:n asunnoista tai on ilmoittautunut TA:n uutiskirjeen tilaajaksi.

TA käyttää asiakkaan henkilötietoja muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

asukasvalintaan
varausten hoitamiseen
vuokra-/asumisoikeussopimuksen perustamiseen ja hallinnointiin
asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen
vuokranantajan/talon omistajan oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtimiseen
kiinteistöjen kunnossapitoon ja vikailmoituksiin
vuokra- ja vastikereskontraan ja muuhun maksuliikenteeseen
markkinointiin ja viestintään
asiakaspalveluun
asiakasviestintään
asumisneuvontaan, asukasdemokratiaan, asukastoimintaan, asiakastutkimuksiin ja asiakasinformaatioon
palvelujen kehittämiseen, tuottamiseen, toimittamiseen ja tarjoamiseen
liiketoiminnan hallinnointiin ja kehittämiseen
tilastollisiin tarkoituksiin
samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden palveluiden ja tuotteiden mainontaan, markkinointiin ja markkinatutkimuksiin sekä suoramarkkinointiin, mikäli siihen on saatu asiakkaalta suostumus
uutiskirjeiden, asiakastapahtumakutsujen ja tiedotteiden lähettämiseen
turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseen
oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri voi sisältää vuokra- ja asumisoikeusasuntojen hakijoista, vuokralaisista ja asumisoikeuden haltijoista sekä heidän puolisostaan, yhteismaksajasta, muista asumaan tulevista henkilöistä, valtuutetuista, ali- ja jälleenvuokralaisista sekä asunnonostajista seuraavia tietoja:

Perustiedot

Henkilön nimi, syntymäaika, henkilötunnus, henkilötunnuksen puuttuessa matkustusasiakirjan tunnistetieto kuten passin numero, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite ja asiointikieli.

Asunnon tarvetta ja asukasvalintaa koskevat tiedot

Järjestysnumero, aiempi osoite ja aiempaa asuntoa koskevat tiedot, työssäkäynti, ammatti, työsuhteen kesto ja laatu, tulo- ja varallisuustiedot, verotiedot, velka- ja velkajärjestelytiedot, oleskeluluvan tiedot, holhous- tai edunvalvontatieto, luotto- ja maksukäyttäytymistiedot, asumistukitiedot, asiakkaan lähettämät muut tiedot, kuten tieto terveydentilasta, siviilisääty ja sukupuoli.

Asumiseen liittyvät tiedot

Viranomaisten määräämät tietojen luovutuskiellot, tieto ulosmittauksesta, vakuustiedot, valtuutustiedot, vuokra- ja asumisoikeussopimustiedot, laskutus-, maksu- ja perintätapahtumatiedot, kauppakirjan tiedot, panttaustiedot, vuokran ja vastikkeen maksutiedot, osallistuminen vuokranantajan tai talon omistajan järjestämään toimintaan, osallistuminen asukashallintoon, pankkitilitiedot maksupalautuksia tai korvauksia varten, mahdolliset markkinointiluvat ja -kiellot, avain- ja kulkutiedot, mikäli asunnossa on sähköinen lukitusjärjestelmä, yhteydenpito TA:n edustajan kanssa ja henkilöstön tekemiin palvelutoimenpiteisiin liittyvät tiedot.

Puhelutallenteet

TA kerää myös puhelutallennetietoja siltä osin kuin on kyse asiakkaiden ja tiettyihin TA:n henkilöstöryhmiin kuuluvien työntekijöiden välisistä puheluista. Näitä rekisterinpitäjän henkilöstöryhmiä ovat myyntihenkilöstö, kiinteistömanagerit, kiinteistöpäälliköt, kiinteistösihteerit sekä asiakaspalvelu. Kun näihin ryhmiin kuuluvat rekisteröidyt henkilöt soittavat asiakkaille tai asiakkaat soittavat heille puheluita työasioissa, puhelutallenteilla esiintyy asiakkaiden ääntä ja henkilötietoja.

Muut tiedot

Tietojärjestelmien käyttöoikeudet ja niiden rajaukset, käyttöoikeuden haltijan nimi ja sähköpostiosoite, käyttäjätunnukset ja salasanat sekä tietojärjestelmien käytön yhteydessä tallentuvat lokitiedot.

Järjestelmiin voi tallentua TA:n verkkosivuilla vierailleiden IP-osoitteita sekä evästeiden kautta saatuja tietoja internetin käytöstä.

TA voi kerätä kameravalvontatietoja turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseksi TA:n toimitiloissa, kiinteistöissä sekä niiden pihapiireissä kuten sisäänkäyntien läheisyydessä, jätehuoltopisteissä ja autohalleissa. Kameravalvontatietoja käytetään rikos- ja vahinkotapahtumien selvittelyyn sekä tarvittaessa tiloissa liikkuneiden henkilöiden tunnistamiseen.

7. Mistä henkilötiedot saadaan

TA saa asiakkaan henkilötiedot pääsääntöisesti asiakkaan täyttämästä asuntohakemuslomakkeesta ja sen liitteistä. Lisäksi TA saa asiakkaalta henkilötietoja asiakassuhteen aikana esimerkiksi asiakkaan kanssa vaihdettujen sähköpostien tai puhelujen kautta tai asiakkaan asiakassivuston kautta tekemien yhteydenottojen kautta. Henkilötietoja voidaan kerätä myös asuinkumppaneilta, huoltoyhtiöiltä, urakoitsijoilta sekä kiinteistön- ja vuokravälittäjältä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä sekä viranomaisilta kuten Väestörekisterikeskuksesta, Ulosottolaitokselta, Kelasta, tuomioistuimista tai Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskukselta (ARA).

8. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

TA ei julkaise keräämiään henkilötietoja ja noudattaa salassapitovelvollisuutta henkilötietojen suhteen, ellei lainsäädäntö tai oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen muuta edellytä.

Tietoja ei siirretä TA:n ulkopuolelle lukuun ottamatta TA:n puolesta jotain tiettyä tehtävää, esimerkiksi asiakkuuden tai palvelun hoitoa, kiinteistönhallintapalveluja, perinnän, rakentamisen tai korjaustoiminnan osaa, suorittavia sopimuskumppaneita, joita sitoo salassapitovelvollisuus ja tietojenkäsittelysopimus, sekä niitä tahoja, kuten tiettyjä viranomaistahoja, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Tietoja luovutetaan vain välttämättömin tai laissa määrätyiltä osin.

Aravavuokra-asuntojen, valtion korkotukivuokra-asuntojen ja asumisoikeusasuntojen osalta Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus (ARA) sekä kunnat ja Hitas-asuntojen osalta Helsingin kaupunki toimivat valvontaviranomaisina, joilla on oikeus saada valvontaa varten tarvitsemansa tiedot. TA toimittaa tietoja myös ARAn järjestysnumerorekisteriin. Lisäksi Helsingin kaupungille voidaan toimittaa tietoja Hitas-asuntojen arvonnan suorittamista varten. Kelalla on oikeus saada tietoja tuensaajistaan.

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

9. Henkilötietojen säilytysajat

Asuntohakemuksen jättäneen henkilötiedot säilytetään kolmen vuoden ajan siitä, kun asiakas on viimeksi laittanut vireille hakemuksen/varauksen, jollei asiakkaan kanssa ole solmittu vuokra- tai asumisoikeussopimusta.

Vuokra- tai asumisoikeussopimukseen tai asuntokauppaan perustuvia tietoja säilytetään kymmenen vuotta siitä, kun viimeisin sopimussuhde on päättynyt, asuntokauppa on tehty ja sopimussuhteeseen liittyvät velvoitteet ovat puolin ja toisin loppuun suoritetut. Sama säilytysaika koskee kaikkia asunnossa asuvia/asuneita henkilöitä ja muuta asiakkaan kanssa käytyä vuoropuhelua/viestintää. Noudatettava säilytysaika perustuu lainmukaisiin kanne- ja vanhentumisaikoihin.

Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan myös lain edellyttämiä säilytysaikoja, kuten kirjanpitolakia. Kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.

Mahdolliset tietojärjestelmän käytön hallintatiedot säilytetään kuusi kalenterivuotta käyttöoikeuksien poistamisesta lukien.

Evästeiden avulla kerättyjä tietoja säilytetään evästeen luonteesta riippuen enintään kolme vuotta.

Kameravalvontatietoja säilytetään 50 vuorokauden ajan siitä lukien, kun materiaali on tallennettu. Tämän jälkeen tallenteet tuhoutuvat automaattisesti. Tietoja voidaan säilyttää pidempään, mikäli tähän on olemassa perusteet (esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamisen tai oikeudellisen vaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi).

Lukostojen tapahtumalokitietoihin tallentuu kunkin lukon osalta n. 500 viimeisintä avauskertaa. TA:n käyttämien lukkojen normaalikäytön yhteydessä lukon tapahtumalokitiedot säilyvät keskimäärin noin 2–3 kuukautta lokitapahtuman tallentumisesta lukien. Vahinkotilanteen tai omaisuusrikoksen selvittämisen yhteydessä voimme lisäksi säilyttää tapahtumalokitietoa niin kauan kuin se on tarpeellista korvausten hakemiseksi, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisterinpitäjinä toimivat yritykset säilyttävät puhelutallenteita ja niiden sisältämiä henkilötietoja lähtökohtaisesti kolmen vuoden ajan materiaalin tallentamisesta. Tätä vanhemmat tallenteet tuhoutuvat automaattisesti.

Ilmoitetun säilytysajan päätyttyä tiedot joko poistetaan tai anonymisoidaan siten, ettei yksittäisen käyttäjän tietoja ole mahdollista tunnistaa.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

TA noudattaa asiakkaiden henkilötietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä sekä TA:n tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.

TA säilyttää manuaalisen aineiston luotettavasti lukitussa ja valvotussa tilassa. Digitaalisen aineiston tietoihin on pääsy joko vain TA:n nimeämillä henkilöillä, joille annetaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana tai vain tietojen käsittelijäyrityksellä, jolta rekisterinpitäjän edustajien pitää pyytää tarvittavat henkilötiedot erikseen. Rekisterien käyttöoikeudet määritellään tehtäväkohtaisesti. Niissä tapauksissa, joissa rekisterinpitäjien edustajilla on pääsy henkilötietoihin esimerkiksi käyttöoikeuksien perusteella, käyttöoikeuksien määrittelyssä noudatetaan TA:n sisäisiä prosesseja. Tietojen säilytykseen käytettävät tietokannat ja tietoverkot on suojattu organisatorisin ja teknisin toimenpitein. Rekisterin valvonta ja suojaus noudattaa EU-alueella sovellettavia määräyksiä.

11. Asiakkaan oikeudet

Asiakkaan oikeus päästä omiin tietoihinsa

Asiakkaalla on oikeus saada tietää, käsitteleekö TA hänen henkilötietojaan ja jos käsittelee, on asiakkaalla oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja TA on tallentanut hänestä. TA voi pyytää asiakasta täsmentämään riittävällä tavalla, mitä henkilötietoja tai käsittelytoimia asiakkaan pyyntö koskee. Asiakkaan oikeutta saada henkilötiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä voidaan kieltäytyä, jos henkilötietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa TA:n liikesalaisuudet ja toisen henkilön henkilötiedot. Asiakkaan oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä.

Tarkastusoikeus toteutetaan viipymättä ja tavallisesti yhden kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Mikäli pyynnön täyttäminen edellyttää tavallista laajempaa selvitystyötä tai pyyntö on muuten monimutkainen, pyyntö täytetään kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Jos asiakkaan tarkastuspyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti jos asiakas esittää tarkastuspyyntöjä toistuvasti tai pyytää useampia jäljennöksiä, TA voi periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Asiakkaalla on oikeus vaatia, että TA oikaisee ilman aiheetonta viivytystä asiakasta koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Havaittu virheellinen henkilötieto voidaan korjata, kun TA saa oikean henkilötiedon asiakkaalta tai muusta luotettavasta lähteestä. Saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan, asiakkaan on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Asiakas on vastuussa mahdollisen käyttäjäkohtaisen käyttäjätunnuksen salassapidosta sekä sillä tapahtuneesta käytöstä. Video- tai puhelutallenteilla olevia tiettyjä henkilötietoja kuten ääntä tai kuvaa ei lähtökohtaisesti voi oikaista tai korjata.

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)

TA:n on asiakkaan pyynnöstä poistettava asiakasta koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:

Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsitellään.
Asiakas vastustaa henkilötietojensa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä.
Asiakas vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten (käsittely on mahdollista kuitenkin muihin tarkoituksiin).
Henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti.

Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei henkilötietoja tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai jos poistaminen loukkaisi jonkun toisen rekisteröidyn oikeuksia.

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

Asiakkaalla on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.

Asiakkaalla ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu TA:n ja asiakkaan väliseen sopimukseen.

Jos asiakas on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, asiakkaan tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. TA:lla on oikeus jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää asiakkaan edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Asiakkaalla on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos asiakas vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä kyseiseen tarkoitukseen.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

TA:n on asiakkaan pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:

Asiakas kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes TA voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.
Käsittely on lainvastaista ja asiakas vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista.
TA ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta asiakas tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Asiakas on vastustanut henkilötietojen käsittelyä, ja sen arviointi, syrjäyttävätkö TA:n oikeutetut perusteet asiakkaan perusteet, on kesken.

Käsittelyn rajoituksen kestäessä henkilötietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Henkilötietoja saa käsitellä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun asiakas on itse toimittanut TA:lle henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä TA:n ja asiakkaan välisen sopimuksen nojalla, asiakkaalla on oikeus saada tällaiset henkilötiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan TA:lta toiselle rekisterinpitäjälle, mutta vain, jos se on teknisesti mahdollista.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli asiakas katsoo, että TA ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinnumero on 029 5666 700, sähköpostiosoite on tietosuoja(at)om.fi ja käyntiosoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki. Tietosuojavaltuutetun verkkosivuston osoite on www.tietosuoja.fi.

12. Asiakkaan oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa asiakas voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun TA:n yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu asiakkaan oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@ta.fi tai postitse osoitteeseen TA-Yhtiöt/Tietosuoja, Knitter Business Park, Kutojantie 6–8, 02630 Espoo. Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti TA:n toimipisteissä. Valmis pohja tarkastuspyynnölle löytyy TA:n verkkosivuilta sekä kaikista TA:n toimipisteistä. Sen varmistamiseksi, että asiakkaan henkilötietoja ei luovuteta muulle kuin asiakkaalle itselleen, voi TA pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.

Seloste päivitetty 6.5.2024

Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

TA-Yhtymä Oy ja Maapohjola Oy (kaikkien TA-Yhtymä ja Maapohjola -konserneihin kuuluvien yhtiöiden puolesta, jäljempänä ”TA”)
Kutojantie 6-8, 02630 Espoo
Puh. 04577343777
info@ta.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Juristi Liisa Salmela
Kutojantie 6-8, 02630 Espoo
Puh. 040 9222 860
tietosuoja@ta.fi

3. Rekisterin nimi

TA:n työnhakijarekisteri (jäljempänä ”rekisteri”).

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Työntekijän henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen, TA:n tai työntekijän oikeutettuun etuun, TA:n ja työntekijän väliseen sopimukseen tai työntekijän antamaan suostumukseen.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Työntekijän henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työntekijän ja TA:n väliseen työsuhteeseen liittyvien asioiden hoitaminen. TA käsittelee työntekijän henkilötietoja työsuhteeseen liittyvien työnantajavelvoitteiden hoitamiseen, kuten palkanmaksuun sekä työajan ja poissaolojen seurantaan. Lisäksi TA käsittelee työntekijän henkilötietoja työsuojelutarkoituksiin ja työnantajan omaisuuden suojelemiseksi. Työntekijän henkilötietoja voidaan käsitellä myös tilastollisiin tarkoituksiin ja henkilökuntaetuuksien toteuttamiseksi. Näiden syiden lisäksi TA käsittelee joihinkin erikseen määriteltyihin henkilöstöryhmiin kuuluvien työntekijöiden työpuhelutallenteisiin sisältyviä henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

varmistaakseen tarvittaessa, että niiden työntekijöiden, jotka tekevät asukasvalintaa virkavastuulla, toiminta on ollut asianmukaista virkavastuun näkökulmasta sekä todentaakseen tämän tarvittaessa myös valvovalle viranomaiselle sekä asiakkaille (asunnonhakijoille), joita asia koskee (oikeutettu etu, joka liittyy rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen)
varmistaakseen ja todentaakseen tarvittaessa, mitä asiakkaiden tai yhteistyökumppanien, työntekijöiden tai työntekijän ja työnantajan edustajan kesken on suullisesti sovittu ja turvatakseen oikeutettuja etujaan sekä mahdollisesti myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi (rekisterinpitäjän oikeutettu etu)
varmistaakseen ja todentaakseen tarvittaessa, millä tavalla henkilötietoja on käsitelty puheluissa ja keiden välillä sekä sen, että henkilötietoja on käsitelty voimassa olevan sääntelyn edellyttämällä tavalla (rekisterinpitäjän oikeutettu etu)
turvatakseen omien työntekijöidensä henkilökohtaista turvallisuutta ja työolojen asianmukaisuutta sekä vähentääkseen heidän turvallisuuteensa ja terveyteensä kohdistuvia riskejä kuten asiakkaiden tai muiden ryhmien heihin kohdistamaa uhkaa (rekisterinpitäjän oikeutettu etu).

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:

Perustiedot

Etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, kotiosoite, puhelinnumero, sukupuoli, syntymäaika, henkilötunnus, äidinkieli ja kansalaisuus.

Työtehtävään liittyvät tiedot

Tehtävänimike, yksikkö, palkka, palkkiot, työtehtävät, työajan seurantaan liittyvät tiedot, pois-saolotiedot, vuosilomakirjanpitoon liittyvät tiedot, SMARTTI- ja palkkakeskustelutiedot, kurinpi-tomenettelytiedot, matka- ja kululaskutiedot, työntekovälineet, luontoisedut, käyttöoikeuksien tiedot ja työsuhteen päättymiseen liittyvät tiedot.

Työhistoriaan ja työnhakuun liittyvät tiedot

LinkedIn-profiili, hakemuskirje, ansioluettelo, palkkatoivomus, haettu työtehtävä, rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot, soveltuvuusarvioinnin tulokset, harrastukset ja muut työntekijän työnhaun yhteydessä ilmoittamat tiedot sekä työtodistukset.

Koulutukseen liittyvät tiedot

Peruskoulutus, suoritusvuosi, tutkinnot, opintosuunta, pääaine, keskeneräisistä opinnoista suoritettu prosenttiosuus, oppilaitos, opiskelutodistukset ja osallistuminen koulutuksiin.

Pätevyydet

Kielitaito, luottamustehtävät, suoritetut kurssit ja pätevyydet sekä tiedot osaamisesta.

Terveydentilaa koskevat tiedot

Työterveyshuoltoon liittyvät tiedot, kuten työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot, jos tiedot on kerätty työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muualta. Tietojen käsittelyn on oltava tarpeen sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien selvittämiseksi taikka sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy, taikka jos työntekijä nimenomaisesti haluaa selvitettävän työkykyisyyttään terveydentilaa koskevien tietojen perusteella. Lisäksi käsitellään tietoja työntekijän altistumisesta työturvallisuuslaissa tarkoitetuille vakavan vaaran tai vakavan sairauden ihmiselle aiheuttaville biologisille tekijöille.

Sijaintitiedot

Työntekijän sijainti työaikana, työajoon liittyvät gps-tiedot, ajon alkamis- ja lopetusaika, reittitiedot ja muut työntekijän työnantajan autoilla suorittamaan työajoon liittyvät tiedot.

Puhelutallenteet

Puheluja tallennetaan vain tiettyjen, asiakasrajapinnassa työskentelevien henkilöstöryhmien käyttämien työpuhelinnumeroiden osalta. Näitä ryhmiä ovat myyntihenkilöstö, kiinteistömanagerit, kiinteistöpäälliköt kiinteistösihteerit sekä asiakaspalveluhenkilöstö. Kun näihin ryhmiin kuuluvat rekisteröidyt henkilöt soittavat tai heille soitetaan puheluita työasioissa, puhelutallenteilla esiintyy myös asiakkaiden, muiden henkilöstöryhmien edustajien ja muiden sellaisten henkilöiden ääntä ja henkilötietoja, joiden kanssa mainittuihin henkilöstöryhmiin kuuluvat henkilöt asioivat työasioissa. Kun niihin henkilöstöryhmiin kuuluvat henkilöt, joiden työnumerot kuuluvat tallentamisen piiriin, puhuvat työpuheluita, sekä heidän muille soittamansa että heidän vastaanottamansa puhelut tallennetaan. Puhelut tallennetaan riippumatta siitä, soitetaanko tai vastaanotetaanko nämä puhelut organisaation ulkopuolella olevista vai organisaation sisäisistä numeroista. Tämä tarkoittaa sitä, että puhelutallenteisiin sisältyy puheluita myös sellaisiin rekisterinpitäjien palveluksessa oleviin henkilöstöryhmiin kuuluvien henkilöiden osalta, joiden käytössä olevat työnumerot eivät muutoin ole tallentamisen piirissä.

Muut tiedot

Tilinumero, puhelutiedot (puhelinjärjestelmään tallentuvat tiedot mm. puhelujen kestosta, ajankohdista, siitä mihin numeroon tai mistä numerosta on soitettu, puhelujen sisältöön sisältyvät henkilötiedot), lokitiedot, valokuvat (mm. intranettiä varten otetut), veronumero, lähiomaisen etu- ja sukunimi sekä yhteystiedot, huollettavat ja samassa taloudessa asuvat alle 10-vuotiaat lapset (lapsen nimi ja syntymäaika), ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliotiedot, tieto palkan ulosmittauksesta, luottotietoselvitys, kulunvalvontatiedot ja sähköpostit.

TA voi suorittaa kameravalvontaa toimitiloissaan mm. työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi sekä turvallisuutta ja omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi. Tällöin videokuvaa työntekijästä saattaa tallentua kameravalvonnan järjestelmiin. Kameravalvontaa ei käytetä tietyn työntekijän tai tiettyjen työntekijöiden tarkkailuun työpaikalla. Poikkeuksena ovat tilanteet, joissa tarkkailu on välttämätöntä väkivallan uhan tai turvallisuuteen tai terveyteen kohdistuvan uhan ehkäisemiseksi; omaisuuteen kohdistuvien rikosten estämiseksi ja selvittämiseksi, jos työntekijä käsittelee työssään rahaa, arvopapereita tms.; tai työntekijän etujen ja oikeuksien varmistamiseksi. Viimeisenä mainitussa tapauksessa edellytyksenä on lisäksi, että kameravalvonta perustuu tarkkailun kohteeksi tulevan työntekijän pyyntöön.

Työnantaja saa lisäksi yksityisyyden suojasta työpaikoilla annetun lain 17 §:n 2 momentin mukaisesti käyttää kameravalvonnan tallenteita:
• työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi
• häirinnän, ahdistelun tai epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteennäyttämiseksi, jos työnantajalla on perusteltu syy epäillä tällaista
• työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi.

Käymälässä, pukeutumistilassa tai muussa vastaavassa paikassa tai muissa henkilöstötiloissa taikka työntekijöiden henkilökohtaiseen käyttöön osoitetussa työhuoneessa ei ole kameravalvontaa.

Niissä TA:n kiinteistöissä, joissa käytetään sähköisiä lukitusjärjestelmiä, voidaan tallentaa näiden järjestelmien lokitietoja mm. omaisuuden suojaamiseksi sekä turvallisuutta ja omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi.

7. Mistä henkilötiedot saadaan

Lähtökohtaisesti TA saa työntekijän henkilötiedot työntekijältä itseltään. Sijaintitieto saadaan työntekijän puhelimen gps-tiedon välityksellä. Työajoon liittyvät sijaintitiedot TA saa gps-paikantimen välittämänä. Lisäksi TA voi saada työntekijää koskevia henkilötietoja esimerkiksi työterveyshuollolta. Luottotietoselvityksen TA saa Alma Talent Oy:ltä.

TA voi saada työntekijän henkilötietoja myös henkilöstövuokrauksen palveluntarjoajalta, jolloin henkilöstövuokrausyritys on työntekijän työnantaja. Edellä kuvatussa tilanteessa henkilöstövuokrausyritys toimii rekisterinpitäjänä ja TA henkilötietojen käsittelijänä.

Kameravalvonnan tallenteita saadaan niiltä kiinteistöiltä ja niistä tiloista, joissa kameravalvonta on käytössä. Puhelutallenteita työnantaja saa puheluratkaisujen toimittamiseen käytettävästä järjestelmästä, johon on määritelty ne työntekijöiden työpuhelinnumerot, joihin saapuvat ja joista soitetut puhelut tallennetaan.

8. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja voidaan luovuttaa työntekijän suostumuksella sekä voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä henkilötietoja. Tällaisia viranomaisia ovat esimerkiksi verottaja, Ulosottolaitos ja Kela. Työntekijän henkilötietoja voidaan luovuttaa myös sellaisille tahoille, jotka liittyvät työsuhdetta koskevien asioiden hoitamiseen, kuten eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiöille, ammattiliitoille ja työterveyshuoltopalveluita tarjoavalle taholle.

Lisäksi työntekijän henkilötietoja voidaan luovuttaa sellaisille TA:n yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät TA:n työntekijöiden henkilötietoja TA:n lukuun osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. TA:n yhteistyökumppaneita sitoo salassapitovelvollisuus ja tietojenkäsittelysopimus. Tietoja luovutetaan vain välttämättömin tai laissa määrätyiltä osin.

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

9. Henkilötietojen säilytysajat

TA säilyttää työntekijän henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi ottaen huomioon lainsäädännöstä, kuten työsopimus-, työturvallisuus-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat.

Henkilötiedot poistetaan viimeistään, kun kymmenen vuotta on kulunut työntekijän työsopimuksen päättymisestä. Noudatettava säilytysaika perustuu lainmukaisiin kanne- ja vanhentumisaikoihin.

Kameravalvontatietoja säilytetään tavallisesti 50 vuorokauden ajan siitä lukien, kun materiaali on kuvattu. Kameravalvonnan tallenteita säilytetään Suomessa. Yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 17 § 3 momentissa säädetty enimmäisaika tietojen säilyttämiselle on 1 vuosi. Tietoja voidaan kuitenkin säilyttää pidempään, mikäli tähän on olemassa perusteet (esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamisen tai oikeudellisen vaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi).

Niissä TA:n kiinteistöissä, joissa käytetään sähköisiä lukitusjärjestelmiä, niiden lokiin tallentuu kunkin lukon osalta 500 viimeisintä käyttökertaa. Tätä aikaisempien käyttökertojen tiedot poistuvat automaattisesti. Eri lukkojen osalta tietojen säilytysaika riippuu siitä, miten tiheästi lukkoa käytetään ja miten nopeasti 500 käyttökertaa tulee täyteen.

Mikäli jokin selvitettävä asia johtaa esimerkiksi viranomaistutkintaan tai mikäli käsittely on tarpeen EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, selvitettävään asiaan liittyviä henkilötietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin on tarpeen käsittelytarkoitus huomioon ottaen. Tässä yhteydessä on kuitenkin pidettävä mielessä lainsäädännöstä, kuten esitutkintalaista, seuraavat säilytysajat. Tällaisissa tapauksissa henkilötietojen konkreettinen säilytysaika voi vaihdella tapauksesta riippuen.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

TA noudattaa työntekijöiden henkilötietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä sekä TA:n tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.

11. Työnhakijan oikeudet

Työntekijän oikeus päästä omiin tietoihinsa

Työntekijällä on oikeus saada tietää, käsitteleekö TA hänen henkilötietojaan ja jos käsittelee, on työntekijällä oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja TA on tallentanut hänestä. TA voi pyytää työntekijää täsmentämään riittävällä tavalla, mitä henkilötietoja tai käsittelytoimia työntekijän pyyntö koskee. Työntekijän oikeutta saada henkilötiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä voidaan kieltäytyä, jos henkilötietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa TA:n liikesalaisuudet ja toisen henkilön henkilötiedot. Työntekijän oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä.

Tarkastusoikeus toteutetaan viipymättä ja tavallisesti yhden kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Mikäli pyynnön täyttäminen edellyttää tavallista laajempaa selvitystyötä tai pyyntö on muuten monimutkainen, pyyntö täytetään kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Jos työntekijän tarkastuspyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti jos työntekijä esittää tarkastuspyyntöjä toistuvasti tai pyytää useampia jäljennöksiä, TA voi periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Työntekijällä on oikeus vaatia, että TA oikaisee ilman aiheetonta viivytystä työntekijää koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Havaittu virheellinen henkilötieto voidaan korjata, kun TA saa oikean henkilötiedon työntekijältä tai muusta luotettavasta lähteestä. Saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan työntekijän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Työntekijä on vastuussa mahdollisen käyttäjäkohtaisen käyttäjätunnuksen salassapidosta sekä sillä tapahtuneesta käytöstä. Video- tai puhelutallenteilla olevia tiettyjä henkilötietoja kuten ääntä tai kuvaa ei lähtökohtaisesti voi oikaista tai korjata.

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)

TA:n on työntekijän pyynnöstä poistettava työntekijää koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:

Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsitellään.
Työntekijä peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

Työntekijällä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.

Työntekijällä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu TA:n ja työntekijän väliseen sopimukseen.

Jos työntekijä on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, työntekijän tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. TA:lla on oikeus jatkaa henkilötietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää työntekijän edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

TA:n on työntekijän pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:

Työntekijä kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes TA voi varmistaa henkilötietojen paikkansapitävyyden.
Käsittely on lainvastaista ja työntekijä vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.
TA ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta työntekijä tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Työntekijä on vastustanut henkilötietojen käsittelyä, ja sen arviointi, syrjäyttävätkö TA:n oikeutetut perusteet työntekijän perusteet, on kesken.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun työntekijä on itse toimittanut TA:lle henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä TA:n ja työntekijän välisen sopimuksen tai työntekijän suostumuksen nojalla, työntekijällä on oikeus saada tällaiset henkilötiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan TA:lta toiselle rekisterinpitäjälle, mutta vain, jos se on teknisesti mahdollista.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Työntekijällä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli työntekijä katsoo, että TA ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinnumero on 029 5666 700 ja osoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki. Tietosuojavaltuutetun verkkosivuston osoite on www.tietosuoja.fi.

12. Työnhakijan oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa työntekijä voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun TA:n yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu työntekijän oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@ta.fi tai postitse osoitteeseen TA-Yhtiöt/Tietosuoja, Knitter Business Park, Kutojantie 6–8, 02630 Espoo. Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti TA:n toimipisteissä. Valmis pohja tarkastuspyynnölle löytyy TA:n verkkosivuilta sekä kaikista TA:n toimipisteistä.

Sen varmistamiseksi, että työntekijän henkilötietoja ei luovuteta muulle kuin työntekijälle itselleen, voi TA pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.

Seloste päivitetty 6.5.2024

Sivu päivitetty viimeksi: 28.11.2024