Tietosuojaseloste

Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

TA-Yhtymä Oy ja Maapohjola Oy (kaikkien TA-Yhtymä ja Maapohjola -konserneihin kuuluvien yhtiöiden puolesta, jäljempänä ”TA”)
Kutojantie 6-8, 02630 Espoo
Puh. 04577343777

info@ta.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Lakimies Liisa Salmela     
Kutojantie 6-8, 02630 Espoo                   
Puh. 040 9222 860

tietosuoja@ta.fi

3. Rekisterin nimi

TA:n asiakasrekisteri (jäljempänä ”rekisteri”).

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu TA:n tai asiakkaan oikeutettuun etuun, TA:n ja asiakkaan väliseen sopimukseen, asiakkaan antamaan suostumukseen tai lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

TA:n oikeutettu etu liittyy TA:n ja asiakkaan väliseen asiakkuussuhteeseen tai TA:n liiketoiminnallisiin intresseihin, kuten asiakastyytyväisyyden mittaamiseen, palveluiden laadunvalvontaan ja palveluiden kehittämiseen. TA:n oikeutettu etu voi liittyä myös riskien kartoitukseen ja hallintaan sekä oikeuksien ja omaisuuden suojaamiseen.

Sopimuksen perusteella käsitellään henkilötietoja, joita asiakas antaa asunnon hakuvaiheessa tai sopimussuhteen aikana.

Henkilötietoja käsitellään sähköiseen suoramarkkinointiin, mikäli asiakas on antanut suostumuksen henkilötietojensa käsittelyyn. Asiakkaalla on oikeus peruuttaa antamansa suostumus.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

TA käsittelee asiakkaiden henkilötietoja siltä osin kuin se on välttämätöntä asuntojen vuokraus- ja välitystoiminnassa sekä kiinteistöjen ylläpidossa.

Henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että asiakas on hakenut TA:n asuntoa, asuu TA:n asunnossa, on joskus asunut TA:n asunnossa, on pyytänyt tietoa vapaista/vapautuvista TA:n asunnoista tai on ilmoittautunut TA:n uutiskirjeen tilaajaksi.

TA käyttää asiakkaan henkilötietoja muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

• asukasvalintaan
• varausten hoitamiseen
• vuokra-/asumisoikeussopimuksen perustamiseen ja hallinnointiin
• asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen
• vuokranantajan/talon omistajan oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtimiseen
• kiinteistöjen kunnossapitoon ja vikailmoituksiin
• vuokra- ja vastikereskontraan ja muuhun maksuliikenteeseen
• markkinointiin ja viestintään
• asiakaspalveluun
• asiakasviestintään
• asumisneuvontaan, asukasdemokratiaan, asukastoimintaan, asiakastutkimuksiin ja asiakasinformaatioon
• palvelujen kehittämiseen, tuottamiseen, toimittamiseen ja tarjoamiseen
• liiketoiminnan hallinnointiin ja kehittämiseen
• tilastollisiin tarkoituksiin
• samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden palveluiden ja tuotteiden mainontaan, markkinointiin ja markkinatutkimuksiin sekä suoramarkkinointiin, mikäli siihen on saatu asiakkaalta suostumus
• uutiskirjeiden, asiakastapahtumakutsujen ja tiedotteiden lähettämiseen
• turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseen.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri voi sisältää vuokra- ja asumisoikeusasuntojen hakijoista, vuokralaisista ja asumisoikeuden haltijoista sekä heidän puolisostaan, yhteismaksajasta, muista asumaan tulevista henkilöistä, valtuutetuista, ali- ja jälleenvuokralaisista sekä asunnonostajista seuraavia tietoja:

Perustiedot

Henkilön nimi, syntymäaika, henkilötunnus, henkilötunnuksen puuttuessa matkustusasiakirjan tunnistetieto kuten passin numero, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite ja asiointikieli.

Asunnon tarvetta ja asukasvalintaa koskevat tiedot

Järjestysnumero, aiempi osoite ja aiempaa asuntoa koskevat tiedot, työssäkäynti, ammatti, työsuhteen kesto ja laatu, tulo- ja varallisuustiedot, verotiedot, velka- ja velkajärjestelytiedot, oleskeluluvan tiedot, holhous- tai edunvalvontatieto, luotto- ja maksukäyttäytymistiedot, asumistukitiedot, asiakkaan lähettämät muut tiedot, kuten tieto terveydentilasta, siviilisääty ja sukupuoli.

Asumiseen liittyvät tiedot

Viranomaisten määräämät tietojen luovutuskiellot, tieto ulosmittauksesta, vakuustiedot, valtuutustiedot, vuokra- ja asumisoikeussopimustiedot, laskutus-, maksu- ja perintätapahtumatiedot, kauppakirjan tiedot, panttaustiedot, vuokran ja vastikkeen maksutiedot, osallistuminen vuokranantajan tai talon omistajan järjestämään toimintaan, osallistuminen asukashallintoon, pankkitilitiedot maksupalautuksia tai korvauksia varten, mahdolliset markkinointiluvat ja -kiellot, avain- ja kulkutiedot, mikäli asunnossa on sähköinen lukitusjärjestelmä, yhteydenpito TA:n edustajan kanssa ja henkilöstön tekemiin palvelutoimenpiteisiin liittyvät tiedot.

Muut tiedot

Tietojärjestelmien käyttöoikeudet ja niiden rajaukset, käyttöoikeuden haltijan nimi ja sähköpostiosoite, käyttäjätunnukset ja salasanat sekä tietojärjestelmien käytön yhteydessä tallentuvat lokitiedot.

Järjestelmiin voi tallentua TA:n verkkosivuilla vierailleiden IP-osoitteita sekä evästeiden kautta saatuja tietoja internetin käytöstä.

Lisäksi TA voi kerätä kameravalvontatietoja turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseksi TA:n toimitiloissa, kiinteistöissä sekä niiden pihapiireissä kuten sisäänkäyntien läheisyydessä, jätehuoltopisteissä ja autohalleissa. Kameravalvontatietoja käytetään rikos- ja vahinkotapahtumien selvittelyyn sekä tarvittaessa tiloissa liikkuneiden henkilöiden tunnistamiseen.

7. Mistä henkilötiedot saadaan

TA saa asiakkaan henkilötiedot pääsääntöisesti asiakkaan täyttämästä asuntohakemuslomakkeesta ja sen liitteistä. Lisäksi TA saa asiakkaalta henkilötietoja asiakassuhteen aikana. Henkilötietoja voidaan kerätä myös asuinkumppaneilta, huoltoyhtiöiltä, urakoitsijoilta sekä kiinteistön- ja vuokravälittäjältä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä sekä viranomaisilta kuten Väestörekisterikeskuksesta, Ulosottolaitokselta sekä Kelasta.

8. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

TA ei julkaise keräämiään henkilötietoja ja noudattaa salassapitovelvollisuutta henkilötietojen suhteen, ellei lainsäädäntö tai oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen muuta edellytä.

Tietoja ei siirretä TA:n ulkopuolelle lukuun ottamatta TA:n puolesta jotain tiettyä tehtävää, esimerkiksi asiakkuuden tai palvelun hoitoa, kiinteistönhallintapalveluja, perinnän, rakentamisen tai korjaustoiminnan osaa, suorittavia sopimuskumppaneita, joita sitoo salassapitovelvollisuus ja tietojenkäsittelysopimus, sekä niitä tahoja, kuten tiettyjä viranomaistahoja, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Tietoja luovutetaan vain välttämättömin tai laissa määrätyiltä osin.

Aravavuokra-asuntojen, valtion korkotukivuokra-asuntojen ja asumisoikeusasuntojen osalta Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus (ARA) sekä kunnat ja Hitas-asuntojen osalta Helsingin kaupunki toimivat valvontaviranomaisina, joilla on oikeus saada valvontaa varten tarvitsemansa tiedot. TA toimittaa tietoja myös ARAn järjestysnumerorekisteriin. Lisäksi Helsingin kaupungille voidaan toimittaa tietoja Hitas-asuntojen arvonnan suorittamista varten. Kelalla on oikeus saada tietoja tuensaajistaan.

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

9. Henkilötietojen säilytysajat

Asuntohakemuksen jättäneen henkilötiedot säilytetään kolmen vuoden ajan siitä, kun asiakas on viimeksi laittanut vireille hakemuksen/varauksen, jollei asiakkaan kanssa ole solmittu vuokra- tai asumisoikeussopimusta.

Vuokra- tai asumisoikeussopimukseen tai asuntokauppaan perustuvia tietoja säilytetään kymmenen vuotta siitä, kun viimeisin sopimussuhde on päättynyt, asuntokauppa on tehty ja sopimussuhteeseen liittyvät velvoitteet ovat puolin ja toisin loppuun suoritetut. Sama säilytysaika koskee kaikkia asunnossa asuvia/asuneita henkilöitä ja muuta asiakkaan kanssa käytyä vuoropuhelua/viestintää. Noudatettava säilytysaika perustuu lainmukaisiin kanne- ja vanhentumisaikoihin.

Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan myös lain edellyttämiä säilytysaikoja, kuten kirjanpitolakia. Kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.

Mahdolliset tietojärjestelmän käytön hallintatiedot säilytetään kuusi kalenterivuotta käyttöoikeuksien poistamisesta lukien.

Evästeiden avulla kerättyjä tietoja säilytetään evästeen luonteesta riippuen enintään kolme vuotta.

Kameravalvontatietoja säilytetään 50 vuorokauden ajan siitä lukien, kun materiaali on tallennettu. Tämän jälkeen tallenteet tuhoutuvat automaattisesti. Tietoja voidaan säilyttää pidempään, mikäli tähän on olemassa perusteet (esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamisen tai oikeudellisen vaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi).

Lukostojen tapahtumalokitietoihin tallentuu kunkin lukon osalta n. 500 viimeisintä avauskertaa. TA:n käyttämien lukkojen normaalikäytön yhteydessä lukon tapahtumalokitiedot säilyvät keskimäärin noin 2–3 kuukautta lokitapahtuman tallentumisesta lukien. Vahinkotilanteen tai omaisuusrikoksen selvittämisen yhteydessä voimme lisäksi säilyttää tapahtumalokitietoa niin kauan kuin se on tarpeellista korvausten hakemiseksi, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Ilmoitetun säilytysajan päätyttyä tiedot joko poistetaan tai anonymisoidaan siten, ettei yksittäisen käyttäjän tietoja ole mahdollista tunnistaa.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

TA noudattaa asiakkaiden henkilötietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä sekä TA:n tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.

TA säilyttää manuaalisen aineiston luotettavasti lukitussa ja valvotussa tilassa. Digitaalisen aineiston tietoihin on pääsy vain TA:n nimeämillä henkilöillä, joille annetaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Rekisterien käyttöoikeudet määritellään tehtäväkohtaisesti. Käyttöoikeuksien määrittelyssä noudatetaan TA:n sisäisiä prosesseja. Tietojen säilytykseen käytettävät tietokannat ja tietoverkot on suojattu organisatorisin ja teknisin toimenpitein. Rekisterin valvonta ja suojaus noudattaa EU-alueella sovellettavia määräyksiä.

11. Asiakkaan oikeudet

Asiakkaan oikeus päästä omiin tietoihinsa

Asiakkaalla on oikeus saada tietää, käsitteleekö TA hänen henkilötietojaan ja jos käsittelee, on asiakkaalla oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja TA on tallentanut hänestä. TA voi pyytää asiakasta täsmentämään riittävällä tavalla, mitä henkilötietoja tai käsittelytoimia asiakkaan pyyntö koskee. Asiakkaan oikeutta saada henkilötiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä voidaan kieltäytyä, jos henkilötietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa TA:n liikesalaisuudet ja toisen henkilön henkilötiedot. Asiakkaan oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä.

Tarkastusoikeus pyritään toteuttamaan viipymättä, mutta se toteutetaan viimeistään yhden kuukauden kuluessa. Jos pyyntöjä on monta tai ne ovat monimutkaisia, rekisterinpitäjä voi ilmoittaa vastauksessaan, että se tarvitsee niiden käsittelyyn enemmän aikaa. Tarkastusoikeus toteutetaan kuitenkin tällöinkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Jos asiakkaan tarkastuspyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti jos asiakas esittää tarkastuspyyntöjä toistuvasti tai pyytää useampia jäljennöksiä, TA voi periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Asiakkaalla on oikeus vaatia, että TA oikaisee ilman aiheetonta viivytystä asiakasta koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Havaittu virheellinen henkilötieto voidaan korjata, kun TA saa oikean henkilötiedon asiakkaalta tai muusta luotettavasta lähteestä. Saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan, asiakkaan on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Asiakas on vastuussa mahdollisen käyttäjäkohtaisen käyttäjätunnuksen salassapidosta sekä sillä tapahtuneesta käytöstä.

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)

TA:n on asiakkaan pyynnöstä poistettava asiakasta koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:

• Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsitellään.
• Asiakas vastustaa henkilötietojensa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä.
• Asiakas vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten (käsittely on mahdollista kuitenkin muihin tarkoituksiin).
• Henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti.

Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei henkilötietoja tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

Asiakkaalla on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.

Asiakkaalla ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu TA:n ja asiakkaan väliseen sopimukseen.

Jos asiakas on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, asiakkaan tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. TA:lla on oikeus jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää asiakkaan edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Asiakkaalla on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos asiakas vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä kyseiseen tarkoitukseen.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

TA:n on asiakkaan pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:

• Asiakas kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes TA voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.
• Käsittely on lainvastaista ja asiakas vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista.
• TA ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta asiakas tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Asiakas on vastustanut henkilötietojen käsittelyä, ja sen arviointi, syrjäyttävätkö TA:n oikeutetut perusteet asiakkaan perusteet, on kesken.

Käsittelyn rajoituksen kestäessä henkilötietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Henkilötietoja saa käsitellä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun asiakas on itse toimittanut TA:lle henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä TA:n ja asiakkaan välisen sopimuksen nojalla, asiakkaalla on oikeus saada tällaiset henkilötiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan TA:lta toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli asiakas katsoo, että TA ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinnumero on 029 5666 700, sähköpostiosoite on tietosuoja(at)om.fi ja käyntiosoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki. Tietosuojavaltuutetun verkkosivuston osoite on www.tietosuoja.fi.

12. Asiakkaan oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa asiakas voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun TA:n yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu asiakkaan oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@ta.fi tai postitse osoitteeseen TA-Yhtiöt/Tietosuoja, Knitter Business Park, Kutojantie 6–8, 02630 Espoo. Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti TA:n toimipisteissä. Valmis pohja tarkastuspyynnölle löytyy TA:n verkkosivuilta sekä kaikista TA:n toimipisteistä.

Sen varmistamiseksi, että asiakkaan henkilötietoja ei luovuteta muulle kuin asiakkaalle itselleen, voi TA pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.

Seloste päivitetty 15.8.2023

Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

TA-Yhtymä Oy ja Maapohjola Oy (kaikkien TA-Yhtymä ja Maapohjola -konserneihin kuuluvien yhtiöiden puolesta, jäljempänä ”TA”)
Kutojantie 6-8, 02630 Espoo
Puh. 04577343777
info@ta.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Lakimies Liisa Salmela
Kutojantie 6-8, 02630 Espoo
Puh. 040 9222 860
tietosuoja@ta.fi

3. Rekisterin nimi

TA:n työnhakijarekisteri (jäljempänä ”rekisteri”).

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Työnhakijan henkilötietojen käsittely perustuu työnhakijan antamaan suostumukseen tai TA:n oikeutettuun etuun. TA:n oikeutettu etu voi liittyä oikeudellisen vaateen laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

TA käsittelee työnhakijan henkilötietoja rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseen ja hallinnointiin. Henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että työnhakija on hakenut töihin TA:lle. Työhakemus voi kohdistua tiettyyn tehtävään tai työhakemus voi olla avoin hakemus. Työnhakijalta saatuja tietoja käsitellään työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi sekä haku- ja valintamenettelyyn liittyvien yhteydenottojen mahdollistamiseksi.

TA voi käsitellä rekisterin sisältämiä henkilötietoja työntekijöiden valintaan liittyvien lakisääteisten velvoitteiden osoittamiseksi sekä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Työnhakijan henkilötietoja voidaan käsitellä myös tilastollisiin tarkoituksiin.

TA voi suorittaa kameravalvontaa toimitiloissaan mm. työntekijöiden ja muiden tiloissa vierailevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi sekä turvallisuutta ja omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi. Mikäli työnhakija vierailee TA:n toimitiloissa, kameravalvontajärjestelmiin saattaa tallentua videokuvaa työnhakijasta.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:

Perustiedot

Etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, kotiosoite, puhelinnumero, kansallisuus, sukupuoli, syntymäaika ja äidinkieli.

Työhistoriaan liittyvät tiedot

Aiemmat työnantajat, työtehtävät, osasto, työsuhteen alku- ja loppupäivämäärä, työsuhteen kesto, kuvaus työtehtävistä, suosittelijat yhteystietoineen ja työtodistukset.

Koulutukseen liittyvät tiedot

Peruskoulutus, suoritusvuosi, tutkinnot, opintosuunta, pääaine, keskeneräisistä opinnoista suoritettu prosenttiosuus, oppilaitos ja opiskelutodistukset

Pätevyydet

Kielitaito, luottamustehtävät, suoritetut kurssit ja pätevyydet sekä tiedot osaamisesta.

Muut tiedot

Valokuva, LinkedIn-profiili, hakemuskirje, ansioluettelo, palkkatoivomus, haettu työtehtävä, rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot, soveltuvuusarvioinnin tulokset, luottotietoselvitys, harrastukset ja muut työnhakijan ilmoittamat valintaa edistävät tiedot. Järjestelmiin voi tallentua myös TA:n verkkosivuilla vierailleiden IP-osoitteita sekä evästeiden kautta saatuja tietoja internetin käytöstä.

Mikäli työnhakija vierailee TA:n toimitiloissa, kameravalvontajärjestelmiin saattaa tallentua videokuvaa työnhakijasta. TA voi suorittaa kameravalvontaa toimitiloissaan mm. työntekijöiden ja muiden tiloissa vierailevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi sekä turvallisuutta ja omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi. Kameravalvontaa ei käytetä tietyn työnhakijan tai tiettyjen työnhakijoiden tarkkailuun. Käymälässä, pukeutumistilassa tai muussa vastaavassa paikassa tai muissa henkilöstötiloissa ei ole kameravalvontaa.

7. Mistä henkilötiedot saadaan

Lähtökohtaisesti TA saa työnhakijan henkilötiedot työnhakijan toimittamasta työhakemuksesta ja sen liitteistä. Lisäksi TA voi saada työnhakijaa koskevia henkilötietoja niiltä tahoilta, jotka työnhakija on työhakemuksessa tai haastattelussa nimennyt lisätietojen antajiksi. Mikäli TA teettää työnhakijan suostumuksella henkilöarvioinnin, saa TA työnhakijaa koskevia henkilötietoja arvioinnin suorittajalta. Luottotietoselvityksen TA saa Alma Talent Oy:ltä.

TA voi saada työnhakijan henkilötietoja myös henkilöstövuokrauksen palveluntarjoajalta, jolloin henkilöstövuokrausyritys on tehtävään valituksi tulleen työnhakijan työnantaja. Edellä kuvatussa tilanteessa henkilöstövuokrausyritys toimii rekisterinpitäjänä ja TA henkilötietojen käsittelijänä

8. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

TA ei julkaise keräämiään henkilötietoja ja noudattaa salassapitovelvollisuutta henkilötietojen suhteen, ellei lainsäädäntö tai oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen muuta edellytä.

Työnhakijan henkilötietoja ei siirretä TA:n ulkopuolelle lukuun ottamatta sellaista mahdollista tahoa, joka suorittaa työntekijävalinnan tai henkilöarvioinnin TA:n puolesta. TA:n sopimuskumppaneita sitoo salassapitovelvollisuus ja tietojenkäsittelysopimus. TA voi luovuttaa henkilötietoja myös sellaisille tahoille, joilla on lainsäädännön mukaan oikeus tietojen saantiin. Tietoja luovutetaan vain välttämättömin tai laissa määrätyiltä osin.

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

9. Henkilötietojen säilytysajat

TA säilyttää työnhakijoiden henkilötiedot pääsääntöisesti kahden vuoden ajan valintapäätöksestä.

Evästeiden avulla kerättyjä tietoja säilytetään evästeen luonteesta riippuen enintään kolme vuotta.

TA:n tiloissa kuvattuja kameravalvontatietoja säilytetään tavallisesti 50 vuorokauden ajan siitä lukien, kun materiaali on kuvattu. Kameravalvonnan tallenteita säilytetään Suomessa, eikä niitä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin säilyttää pidempään kuin 50 vuorokautta, mikäli tähän on olemassa perusteet (esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamisen tai oikeudellisen vaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi).

TA voi kuitenkin säilyttää työnhakijoiden henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi ottaen huomioon lainsäädännöstä, kuten työsopimus-, työturvallisuus-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat sekä lainmukaiset kanne- ja vanhentumisajat.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

TA noudattaa työnhakijoiden henkilötietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä sekä TA:n tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.

TA säilyttää manuaalisen aineiston luotettavasti lukitussa ja valvotussa tilassa. Digitaalisen aineiston tietoihin on pääsy vain TA:n nimeämillä henkilöillä, joille annetaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Rekisterien käyttöoikeudet määritellään tehtäväkohtaisesti. Käyttöoikeuksien määrittelyssä noudatetaan TA:n sisäisiä prosesseja. Tietojen säilytykseen käytettävät tietokannat ja tietoverkot on suojattu organisatorisin ja teknisin toimenpitein. Rekisterin valvonta ja suojaus noudattaa EU-alueella sovellettavia määräyksiä.

11. Työnhakijan oikeudet

Työnhakijan oikeus päästä omiin tietoihinsa

Työnhakijalla on oikeus saada tietää, käsitteleekö TA hänen henkilötietojaan ja jos käsittelee, on työnhakijalla oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja TA on tallentanut hänestä. TA voi pyytää työnhakijaa täsmentämään riittävällä tavalla, mitä henkilötietoja tai käsittelytoimia työnhakijan pyyntö koskee. Työnhakijan oikeutta saada henkilötiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä voidaan kieltäytyä, jos henkilötietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa TA:n liikesalaisuudet ja toisen henkilön henkilötiedot. Työnhakijan oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä.

Tarkastusoikeus toteutetaan viipymättä, kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Jos työnhakijan tarkastuspyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti jos työnhakija esittää tarkastuspyyntöjä toistuvasti tai pyytää useampia jäljennöksiä, TA voi periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Työnhakijalla on oikeus vaatia, että TA oikaisee ilman aiheetonta viivytystä työnhakijaa koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Havaittu virheellinen henkilötieto voidaan korjata, kun TA saa oikean henkilötiedon työnhakijalta tai muusta luotettavasta lähteestä. Saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan työnhakijan on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Työnhakija on vastuussa mahdollisen käyttäjäkohtaisen käyttäjätunnuksen salassapidosta sekä sillä tapahtuneesta käytöstä

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)

TA:n on työnhakijan pyynnöstä poistettava työnhakijaa koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:

• Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsitellään.
• Työnhakija peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
• Henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti.
• Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei henkilötietoja tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

Työnhakijalla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.

Työnhakijalla ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu TA:n ja työnhakijan väliseen sopimukseen.

Jos työnhakija on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, työnhakijan tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. TA:lla on oikeus jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää työnhakijan edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

TA:n on työnhakijan pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:

• Työnhakija kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes TA voi varmistaa henkilötietojen paikkansapitävyyden.
• Käsittely on lainvastaista ja työnhakija vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.
• TA ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta työnhakija tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Työnhakija on vastustanut henkilötietojen käsittelyä, ja sen arviointi, syrjäyttävätkö TA:n oikeutetut perusteet työnhakijan perusteet, on kesken.

Käsittelyn rajoituksen kestäessä henkilötietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Henkilötietoja saa käsitellä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun työnhakija on itse toimittanut TA:lle henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä TA:n ja työnhakijan välisen sopimuksen tai työnhakijan suostumuksen nojalla, työnhakijalla on oikeus saada tällaiset henkilötiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan TA:lta toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Työnhakijalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli työnhakija katsoo, että TA ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinnumero on 029 5666 700 ja osoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki.

12. Työnhakijan oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa työnhakija voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun TA:n yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu työnhakijan oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@ta.fi tai postitse osoitteeseen TA-Yhtiöt/Tietosuoja, Kutojantie 6–8, 02630 Espoo. Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti TA:n toimipisteissä. Valmis pohja tarkastuspyynnölle löytyy TA:n verkkosivuilta sekä kaikista TA:n toimipisteistä.

Sen varmistamiseksi, että työnhakijan henkilötietoja ei luovuteta muulle kuin työnhakijalle itselleen, voi TA pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.

Seloste päivitetty 16.1.2024