Uutiskirjerekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

TA-Yhtymä Oy ja Maapohjola Oy (kaikkien TA-Yhtymä ja Maapohjola -konserneihin kuuluvien yhtiöiden puolesta, jäljempänä ”TA”)
Kutojantie 6-8, 02630 Espoo
Puh. 04577343777
info@ta.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Lakimies Liisa Salmela
Kutojantie 6-8, 02630 Espoo
Puh. 0409222860
tietosuoja@ta.fi

3. Rekisterin nimi

TA:n uutiskirjerekisteri (jäljempänä ”rekisteri”).

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu uutiskirjeen tilaajan antamaan suostumukseen. Uutiskirjeen tilaajalla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

TA käsittelee uutiskirjeen tilaajan tietoja sähköisten uutiskirjeiden lähettämiseen.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri voi sisältää uutiskirjeen tilaajasta seuraavia tietoja:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Organisaatio, jossa uutiskirjeen tilaaja työskentelee
• Tehtävänimike/asema

7. Mistä henkilötiedot saadaan

TA saa tiedot uutiskirjeen tilaajalta itseltään. Uutiskirjeen tilaaja voi poistua uutiskirjeen jakelulistalta uutiskirjeessä olevan peruutuslinkin kautta.

8. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

TA ei julkaise keräämiään henkilötietoja ja noudattaa salassapitovelvollisuutta henkilötietojen suhteen, ellei lainsäädäntö tai oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen muuta edellytä.

Tietoja ei siirretä TA:n ulkopuolelle lukuun ottamatta TA:n puolesta uutiskirjeiden, tapahtumakutsujen tai vastaavien lähettämistä suorittavia palveluntarjoajia.

9. Henkilötietojen säilytysajat

Uutiskirjeen toimittamista varten annettuja tietoja säilytetään niin kauan kuin tilattu uutiskirje ilmestyy tai kunnes uutiskirjeen tilaaja peruuttaa suostumuksensa. Jokaisessa uutiskirjeessä on linkki, jonka kautta uutiskirjeen tilaaja voi peruuttaa suostumuksensa. Tällöin uutiskirjeen tilaajan tiedot poistuvat uutiskirjeen jakelulistalta.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

TA noudattaa uutiskirjeen tilaajien tietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä sekä TA:n tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa. Tietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.

TA:lla ei ole rekisteriä koskevaa manuaalista aineistoa. Digitaalisen aineiston tietoihin on pääsy vain TA:n nimeämillä henkilöillä, joille annetaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Rekisterin käyttöoikeudet määritellään tehtäväkohtaisesti. Käyttöoikeuksien määrittelyssä noudatetaan TA:n sisäisiä prosesseja. Tietojen säilytykseen käytettävät tietokannat ja tietoverkot on suojattu organisatorisin ja teknisin toimenpitein. Rekisterin valvonta ja suojaus noudattaa EU-alueella sovellettavia määräyksiä.

11. Uutiskirjeen tilaajan oikeudet

Oikeus peruuttaa suostumus

Uutiskirjeen tilaajalla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus.

Uutiskirjeen tilaajan oikeus päästä omiin tietoihinsa

Uutiskirjeen tilaajalla on oikeus saada tietää, käsitteleekö TA hänen henkilötietojaan ja jos käsittelee, on uutiskirjeen tilaajalla oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja TA on tallentanut hänestä. TA voi pyytää uutiskirjeen tilaajaa täsmentämään riittävällä tavalla, mitä henkilötietoja tai käsittelytoimia pyyntö koskee. Uutiskirjeen tilaajan oikeutta saada henkilötiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä voidaan kieltäytyä, jos henkilötietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa TA:n liikesalaisuudet ja toisen henkilön henkilötiedot. Uutiskirjeen tilaajan oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä.

Tarkastusoikeus toteutetaan viipymättä, kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Jos uutiskirjeen tilaajan tarkastuspyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti jos uutiskirjeen tilaaja esittää tarkastuspyyntöjä toistuvasti tai pyytää useampia jäljennöksiä, TA voi periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Uutiskirjeen tilaajalla on oikeus vaatia, että TA oikaisee ilman aiheetonta viivytystä uutiskirjeen tilaajaa koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Havaittu virheellinen henkilötieto voidaan korjata, kun TA saa oikean henkilötiedon uutiskirjeen tilaajalta tai muusta luotettavasta lähteestä. Saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan, uutiskirjeen tilaajan on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi) ja oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

TA:n on uutiskirjeen tilaajan pyynnöstä poistettava uutiskirjeen tilaajaa koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä.

TA:n on uutiskirjeen tilaajan pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä laissa säädetyllä tavalla.

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

Uutiskirjeen tilaajalla on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos uutiskirjeen tilaaja vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä kyseiseen tarkoitukseen.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun uutiskirjeen tilaaja on itse toimittanut TA:lle henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä uutiskirjeen tilaajan antaman suostumuksen nojalla, uutiskirjeen tilaajalla on oikeus saada tällaiset henkilötiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan TA:lta toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Uutiskirjeen tilaajalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli uutiskirjeen tilaaja katsoo, että TA ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinnumero on 029 5666 700 ja osoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki. Tietosuojavaltuutetun verkkosivuston osoite on www.tietosuoja.fi.

12. Uutiskirjeen tilaajan oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa uutiskirjeen tilaaja voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun TA:n yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu uutiskirjeen tilaajan oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@ta.fi tai postitse osoitteeseen TA-Yhtiöt/Tietosuoja, Knitter Business Park, Kutojantie 6–8, 02630 Espoo. Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti TA:n toimipisteissä. Valmis pohja tarkastuspyynnölle löytyy TA:n verkkosivuilta sekä kaikista TA:n toimipisteistä.

Sen varmistamiseksi, että uutiskirjeen tilaajan henkilötietoja ei luovuteta muulle kuin uutiskirjeen tilaajalle itselleen, TA voi pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.

Seloste päivitetty 3.7.2023